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Arbeitsanleitungen

Bei immer wiederkehrenden Aufgaben ist es oft hilfreich, manchmal auch unbedingt notwendig, die Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge einfach abzuarbeiten. Da sind interaktive Arbeitsanleitungen von Vorteil.

Dokumentvorlagen

Wollen Sie Ihre Protokolle schnell einsehen, schnell in ihnen blättern, Beschlüsse innerhalb von Sekunden wiederfinden können? Kein Problem, wenn Sie Vorlagen dafür verwenden, die wir nach Ihren Vorgaben für Struktur, Layout usw. für Sie erstellen.

Das Formatieren fällt damit flach. Angaben z.B. zum Datum  der Sitzung oder der Anzahl der erschienenen Personen werden abgefragt und stehen automatisch an der richtigen Stelle in der richtigen Formatierung.

Übersichtliche Vorlagenordner

Wenn Sie nach der Installation von Word den Befehl Datei/Neu aufrufen (oder das Symbol ) erhalten Sie ein leeres Blatt.

In aller Regel aber benötigen Sie kein leeres Blatt, sondern z.B. Ihren Briefkopf. Dazu gibt es im Menü den Befehl Datei/Neu... (mit den drei Pünktchen).

Nach der Neuinstallation sehen Sie dann aber lauter Registerkarten mit von Ihnen nicht benötigten Vorlagen wie Memos, Faxe, Lebensläufe usw. Manche Schreibkräfte rufen diesen Befehl deshalb nur ein einziges Mal auf. Eigentlich können genau dort Ihre Vorlagen übersichtlich geordnet liegen: Briefköpfe, Seriendruck- und Etikettenvorlagen, Abkündigungen und Liedblätter, usw.

Wenn Sie im Netzwerk arbeiten, sollten allgemein zugängliche Vorlagen dort für alle bereitliegen, ebenso persönlich genutzte nur am eigenen Arbeitsplatz zugänglich sein.

Anpassen von Einstellungen, Menüs und Symbolleisten

Kennen Sie die über tausend Befehle in Word? Haben Sie sich schon einmal geärgert, wenn Word irgendetwas macht, was Sie gar nicht wollten? Das muss nicht sein! Wir passen Word so an, dass das (fast) nicht mehr vorkommt.

Menüs und Symbolleisten können in Word sehr übersichtlich werden, wenn Sie nur die Befehle sehen müssen, die Sie bei der Aufgabe, die Sie gerade zu erledigen haben, auch brauchen. Manchmal ist kaum noch Platz auf dem Bildschirm für den eigentlichen Text.

Andererseits kann es sein, dass Sie immer wiederkehrende Arbeitsabläufe haben, die stark vereinfacht werden können, wenn Sie dazu einen einfachen Befehl, wie z.B. „Protokollauszug erstellen“ zur Verfügung haben.

Die Arbeitsumgebung sollte übersichtlich, einfach und verständlich bleiben und jederzeit alle gerade benötigten Befehle zur Verfügung stehen, nicht gebrauchte aber verschwinden.

Statt einer Zeichnen-Symbolleiste (Sekretärinnen sollten nicht malen, sondern arbeiten, sorry.) könnten einzelne Befehle hinzukommen, z.B. „Protokollauszug erstellen“.

Stand: 10.02.2009     Nach oben ]